Tietosuojaseloste – Privacy statement

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Urheilukortti Oy, myöh. ”UK”, ly 3187323-4

Osoite: Kilpiäistentie 31, 15240 Lahti

Puh: 0400-626 567

sähköposti: jukka-pekka.vuorinen@urheilukortti.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jukka-Pekka Vuorinen, Yhteysjohtaja

jukka-pekka.vuorinen@urheilukortti.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Urheilukortti Oy:n tietojen hallintajärjestelmä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeutusperuste

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikenlaista tietoa, joka voidaan joko suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Urheilukortti pyrkii ylläpitämään korkeatasoista yksityisyydensuojaa.

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät UK:n asiakassuhteiden hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, henkilöiden rekisteröintiin, Urheilukortin ylläpitoon ja jakeluun, analysointiin ja tilastointiin, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä markkinointiviestintään, palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Henkilöiden osallistumistietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi asiakasta paremmin kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumien sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Käsittelyä suoritetaan suoramarkkinoinnin osalta suostumukseen perustuen.

Käyttämistäsi palveluista riippuu mitä henkilötietoja sinusta kerätään ja millä tavoin ne kerätään. Urheilukortin asiakkailta kerätään tietoja yksilöllisten profiilien luomiseksi, joiden avulla UK pystyy täyttämään sopimusvelvollisuutensa ja tarjoamaan entistä joustavampia ja yksilöityjä palvelukokemuksia. Tunnistamattomia henkilöitä koskevia tietoja kerätään näennäisprofiilien luomiseksi muun muassa evästeiden perusteella, mutta tiedot voidaan myöhemmin yhdistää sellaiseen uuteen profiiliin, joka luodaan sen vuoksi, että henkilö haluaa identifioida itsensä liittyen johonkin palveluun.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisteröidyille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Henkilötietoja on mahdollista käyttää UK:n toimesta rekisteröidyille suunnatussa markkinoinnissa.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);

(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);

(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä. Kun annat henkilötietojasi meille ja hyväksyt soveltuvat käyttöehdot, annat suostumuksesi siihen, että henkilötietojasi käsitellään kutakin palvelua koskevien ehtojen ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos laki edellyttää sinulta yksityiskohtaisempaa suostumusta, tulemme pyytämään sinulta tällaisen suostumuksen. Jos lisäät muiden henkilöiden henkilötietoja, on sinun vastuullasi varmistaa, että Urheilukortilla on oikeus käsitellä kyseisen henkilön henkilötietoja soveltuvien tietosuojaselosteeseen mukaisesti.

Saatamme käyttää evästeitä digitaalisissa palveluissa ja digitaalisia palveluita käyttävän kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).

5. Rekisterin tietosisältö ja käsiteltävät henkilöryhmät

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: nimi, henkilö-id, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, rekisteröidyn kuva sekä tiedot tilauksista ja muista ostotoimista. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Urheilukorttien verkko-ostotyökalu/sovellus; rekisteröidyn itse tai hänen edustajansa antamat tiedot, Postin, Fonectan ja/tai muut vastaavat osoitetietojärjestelmät.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista muista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen suhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa näiden suhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Urheilukortti pitää tärkeänä, että henkilötietosi ovat koko ajan täsmällisiä ja ajan tasalla, minkä vuoksi saatamme hankkia henkilötietojasi ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä.

Urheilukortti voi käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Teemme alihankkijoidemme kanssa kirjallisen sopimuksen ja vastaamme siitä, että käyttämämme alihankkijat noudattavat tässä kuvattuja ehtoja ja ohjeita.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Urheilukortti voi luovuttaa tietoja voimassa olevien lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa Urheilukorttiin mukaan tuleville seuroille, lajiliitoille ja yhteistyökumppaneille. UK voi itse tiedottaa Urheilukorttiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.

Tietoja käsittelevät myös esimerkiksi UK:n käyttämät alihankkijat kuten palvelujen tekniset ylläpitäjät, esimerkiksi Devolon Oy.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään aktiivisina niin kauan kun UK hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot säilytetään yrityksen omissa tilastointitarkoituksissa.

Rekisterinpitäjänä Urheilukortti arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi UK toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Ensisijaisesti yksilön tunnistamisessa käytetään henkilö-id:tä ja/tai henkilön nimeä. Tulostetuissa listauksissa ei esitetä henkilötunnusta.

B Digitaalisesti käsiteltävät tiedot

Tiedot ovat varmistettu käyttäjätunnuksien ja salasanojen taakse. Käyttäjätunnukset myönnetään Urheilukortin toimesta, kuten myös käyttöoikeustaso. Käyttöoikeustaso määräytyy sen mukaan mitä tietoja käyttäjä tarvitsee. UK seuraa käyttäjien kirjautumisia ja heidän tekemiä muutoksia. Digitaalista rekisteriä säilytetään erillisen palveluntarjoajan ylläpitämissä laitteistoissa ja konesaleissa. Palveluntarjoaja on tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan erikoistunut yritys.

11. Oikeus tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikki tietojen tarkastuspyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ja tiedustelut tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen jukka-pekka.vuorinen@urheilukortti.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän pyytää tietojensa poistamista, hän ei enää pysty osallistumaan Urheilukortin käyttöön.

12. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja/tai suostumuksen peruuttamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, hän ei mahdollisesti enää pysty osallistumaan UK:n Urheilukorttitapahtumiin.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän peruuttaa suostumuksen, hän ei enää pysty osallistumaan UK:n Urheilukorttitapahtumiin.

13. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterin pitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Helsingissä 21.06.2021

SUOMEN URHEILUKORTTI OY